מערכות העזר למרכזיות הטלפונים משמשות ארגונים וחברות ונועדו לסייע ולפתור צרכים שהארגון נתקל בהם בעבודה השוטפת, מערכות אלה הנן מערכות עוטפות ומשלימות למרכזיות הטלפונים.

להלן נביא את מירב מערכות אלה שהנן כולן מערכות העובדות באופן אוטומטי ומופעלות על פי הצורך.

בהמשך גם יתוארו מירב היצרנים/יבואנים שציודם נמכר ונעשה בו שימוש בישראל ובעולם ושמערכות עולם התקשורת והאלקטרוניקה יכולות להתממשק למערכות שלהם.

1.      מענים קוליים

1. מערכת מענה קולי אוטומטי משמשת יחידת עזר לקבלת שיחות בארגון, בחברה או בקול סנטר ונכנסת לפעולה כאשר המענה האנושי תפוס במתן מענה לפונה אחר.

הפעלת המענה מאפשרת:

א.      מתן תשובה מידית לפונה

ב.       מאפשרת למענה האנושי לטפל בפונה אחר

ג.        מוודאת ומבטיחה כי כל הפניות בארגון נענות באופן מיידי

2. מענים קוליים תפקידם לתת אינפורמציה קצרה ומיידית כגון: "אנו מטפלים בפניות קודמות אנא המתן ונענה מיד"
3. מענה קולי אוטומטי יכול לטפל בו זמנית בפניה אחת או יותר

2.      מערכות ניתוב אוטומטיות

1. מערכות אוטומטיות אלו משמשות כמרכזנית אוטומטית המותקנת בפרונט המרכזייה כלומר כל השיחות הזורמות לארגון מקבלות מענה מוקלט אוטומטי הפנה את הפונה אל המחלקות/תת מחלקות השונות.

2.מערכות ניתוב אוטומטי משווקות בכמה רמות שונות וניתנות להתאמה לצורכי הארגון

3.המערכות מתחלקות למערכות פשוטות הכוללות ערוץ 1 ( טיפול בפניה אחת או יותר) ועד אין סוף הפניות על פי תכנון המערכת.

4.מערכות מורכבות הכוללות בין 2-8 ערוצים תפריטים קולים מגוונים, זיהוי פנוי/תפוס, שליטה מרחוק, אפשרות השארת הודעות ב 2-8 תאים קוליים ועד אין סוף.

3.      מערכות מוזיקה בהמתנה

מערכות מוזיקה בהמתן נועדו לתת מענה בזמנים "מתים" שבו מתבצעת העברת השיחות לנמענים בתוך הארגון.

ברור שעל גבי פלטפורמה זו התפתחו דפוסים נוספים שמנצלים האפשרות ומשמיעים לפונה פרסום או מידע רלוונטי לגבי הארגון.

להלן המערכות העיקריות המקובלות:

1.      יחידות למוזיקה בהמתן באורך 60 שניות - 4 דקות כולל אפשרות להקלטה עצמית

2.      יחידות למוזיקה במתן באורך של 15-30 דקות כולל אפשרות להטענת

קובצי MP3 לחיבור לרשת ה- LAN בארגונית

3.      יחידות למוזיקה בהמתן באורכים של שעת הקלטה ויותר כולל הקלטות קבצי 3MP שליטה והקלטה מרחוק באמצעות רשת ה – IP

4.      יחידת מוזיקה ממוחשבת.

4. מערכות דואר קולי

1. מערכות דואר קולי מאפשרות מתן תאים קוליים לכל משתמשי הארגון ולמשתמשים מחוץ לארגון.
2. מערכות דואר קולי מתאפיינות עפ"י מספר הערוצים שמתחילים ב - 2 ערוצים ויכולים להגיע עד ל – 8 או 16 ערוצים בו זמנית ועד אין סוף.
3. מערכות דואר קולי מספקות תפריטי ראשיים תתי תפריטים, תיבות קוליות ללא הגבלה כולל שעות הקלטה עפ"י גודל והגדרות המערכת עד לרמות של 100 שעות ויותר על פי גודל הדיסק הקשיח.
4. מערכות דואר קולי משולבות EMAIL מערכות אלו אפשרות העברת ההודעה המוקלטת ל – MAIL האישי של בעל השלוחה, טכנולוגיה זו קרויה בשם UNIFIED MESSAGING ובעברית איחוד הודעות הולכת ותופסת מקום חשוב בטכנולוגיה זו.
5. שלב נוסף בהתפתחות מערכות הדואר הקולי הנו שילוב נוסף של שרת פקסים (בנוסף לאיחוד הודעות) מערכת זו מאפשרת קבלת פקס במייל האישי ובדרך כלל הנה מותקנת ע"ג מערכת איחוד הודעות.

בנוסף לכך  עולם התקשורת והאלקטרוניקה מייצרת ומספקות מערכות דואר קולי אינטגרליות למרכזיות של היצרנים האחרים כגון פנסוניק וטלרד.